Si organizas eventos en el mundo competitivo del entretenimiento y los festivales, tener una estrategia de precios bien pensada no es opcional. Esta guía te explica los pasos clave para crear una estructura de precios que no solo atraiga a tu público, sino que también te ayude a aumentar tus ingresos. Vamos a ayudarte a definir precios que reflejen el valor real de tu evento y generen resultados de verdad.

Entiende tus costos base

Todo empieza por conocer a fondo cuánto cuesta producir tu evento. Tener este número claro es clave para fijar precios que no solo cubran los gastos, sino que también aseguren rentabilidad.

Los principales componentes de tus costos incluyen:

• Costos directos: Son los gastos directamente relacionados con la producción del evento, como el alquiler del venue, los honorarios de artistas, alquiler de equipos, decoración, etc. Suele ser la parte más grande del presupuesto y varía según la escala y complejidad del evento.

• Costos indirectos: Abarcan todo lo que necesitas para organizar el evento más allá del show en sí: sueldos del staff, marketing y tareas administrativas.

• Costos fijos vs. variables: Entender la diferencia entre ambos es clave:

  • Los costos variables cambian según la cantidad de asistentes (por ejemplo, catering, servicios de seguridad).

  • Los costos fijos se mantienen constantes sin importar la cantidad de público (por ejemplo, alquiler del venue, fees de artistas).

1. Analiza el mercado y las preferencias de tu audiencia

Con tus costos claros, el siguiente paso es entender a fondo el mercado y las preferencias de tu público. Más allá de los gastos relacionados con el evento, lo importante es saber qué valora tu audiencia y cuánto está dispuesta a pagar. Analizar el mercado te ayuda a fijar precios estratégicos y competitivos para llegar a tu público ideal.

Algunos puntos a tomar en cuenta son:

• Datos demográficos: Edad, ubicación, nivel socioeconómico e intereses de tu público objetivo.
• Comportamiento de compra: Analizá los patrones de venta de eventos anteriores. ¿Qué tipos de tickets se agotaron primero? ¿En qué momento se dio el pico de ventas? Estos datos históricos te permiten anticipar la demanda y tomar decisiones más acertadas tanto en la fijación de precios como en la estructura de tus tipos de entrada.

Desde el business panel de 7am, los organizadores pueden acceder a reportes completos sobre ventas pasadas. Esta herramienta te permite estructurar mejor tus tickets y precios para futuros eventos, optimizando alcance e ingresos.

 

Ahora bien, para adaptar tu evento a las preferencias de tu audiencia, es fundamental entender qué es lo que más valoran. Estas herramientas pueden ayudarte a entender a tu audiencia:

• Encuestas: Utiliza encuestas en redes sociales para preguntar directamente a tu público objetivo sobre sus preferencias y qué valoran más de eventos como el tuyo.

Usa herramientas como SurveyMonkey o Google Forms para crear encuestas rápidas que recojan sus opiniones. Pide feedback sobre eventos anteriores y qué expectativas tienen para los próximos. Puedes compartirlas por email o publicarlas en tus redes para recibir respuestas en tiempo real de tu comunidad.

Esta información te va a ayudar a enfocar tu presupuesto en lo que realmente mejora su experiencia, y así fijar precios que estén alineados con lo que esperan.

• Herramientas de análisis: Usa herramientas avanzadas para analizar el tráfico de tu sitio web y la interacción en redes sociales. Esto te da información sobre qué interesa más a tu audiencia y cuánto estarían dispuestos a pagar.

2. Analiza a la competencia y posiciona tu evento en el mercado

Antes de fijar precios, necesitas saber dónde se ubica tu evento frente a otros similares. Analizar a la competencia te permite ver qué precios están cobrando y qué tan dispuesta está la gente a pagar. Esta información te permite posicionar tu evento de forma adecuada, ni por debajo ni por encima del promedio del mercado.

Sigue estos 3 pasos para analizar a tu competencia:

Investiga los precios de los tickets

Observa eventos con un perfil similar al tuyo. Toma nota de los precios tanto generales como VIP y compáralos.

Compara las experiencias

¿Qué experiencias ofrecen? ¿Tienen algo que los diferencie de los demás? Esto te ayuda a identificar oportunidades para destacarte.

Revisa sus promociones

Chequea si usan estrategias como early birds, descuentos grupales o paquetes especiales. Esto puede influir en tu estrategia promocional.

Una vez que entiendes cómo se posiciona la competencia, el siguiente paso es definir qué hace único a tu evento y por qué la gente debería elegirlo. Una buena propuesta de valor te permite incluso cobrar un poco más si realmente ofreces algo distinto y valioso.

Entonces, el siguiente paso es dejar bien clara la propuesta de valor de tu evento:

1. Muestra lo que te hace único: Ya sea un DJ de nivel internacional, performances exclusivas o un show audiovisual único, ponlo en el centro de tu estrategia de marketing y precios.

2. Apela a lo emocional: Más allá del evento en sí, ¿cómo se va a sentir la gente al asistir? Habla de los beneficios emocionales y sensoriales: networking, luces impactantes, sonido de calidad.

3. Usa testimonios y resultados anteriores: Muestra opiniones positivas y casos de éxito de ediciones pasadas para reforzar el valor percibido de asistir.

3. Define los precios para tu próximo evento

Imaginemos esto:

Estás organizando un festival de música electrónica en una ciudad conocida por su escena vibrante. Van a tocar DJs populares, el show audiovisual va a estar on point y esperas unas 500 personas. Tu objetivo es que sea rentable sin sacrificar la calidad de la experiencia.

Detalles del evento:

• Nombre del evento: Summer Beats Festival

• Ubicación: Nueva Zelanda

• Fechas: 15 al 17 de julio

• Asistentes esperados: 500 personas

• Atracciones: Varios escenarios, +3 DJs reconocidos, puestos de comida y merch, instalaciones artísticas interactivas

Paso 1: Calcula los costos totales

• Costos directos:

  • Alquiler del venue: $20.000

  • Fees de artistas: $50.000

  • Alquiler de equipos (sonido e iluminación): $15.000

  • Seguridad y staff: $10.000

• Costos indirectos:

  • Publicidad: $5.000

  • Administración: $5.000

• Total: $115.000

Paso 2: Evalúa los precios del mercado

• Los estudios muestran que festivales similares en Nueva Zelanda cobran entre $120 y $250 por un pase de tres días, dependiendo de los beneficios y el acceso incluidos.

Paso 3: Conoce el rango de precios que tu público está dispuesto a pagar

• Encuestas y polls en redes tras el evento del año pasado mostraron que la mayoría de asistentes estarían cómodos pagando unos $150 por un evento de este nivel.

Paso 4: Define tu margen de ganancia

• Busca obtener al menos un 20% de ganancia por encima del punto de equilibrio para cubrir imprevistos y mejorar el evento a futuro.

Paso 5: Fija el precio base

• Precio mínimo para cubrir los costos: $115.000 / 500 = $230 por ticket

• Precio de venta con margen de ganancia: $230 * 1,20 = $276

• Teniendo en cuenta los precios del mercado y lo que tu público está dispuesto a pagar, este valor de $276 asegura que cubras todos los costos y mantengas tu propuesta alineada con las expectativas del público.

Paso 6: Aplica precios psicológicos

• Establece el precio en $275 para que sea más atractivo visualmente.

Si las ventas van lentas, puedes lanzar descuentos de preventa o promos especiales. Si se agotan rápido, puedes sumar diferentes niveles de precios con extras como accesos VIP.

¿Listo para redefinir tu estrategia de precios?

Definir precios implica estrategia, datos e innovación. Y recuerda: el precio inicial no está grabado en piedra. Puedes ajustarlo según el comportamiento de las ventas iniciales o los cambios en el mercado.

En 7am te damos las herramientas e insights que necesitas para definir precios que conecten con tu público y lleven tu evento al éxito. Desde opciones de precios dinámicos hasta tickets escalonados, nuestra plataforma cubre todos los aspectos de tu estrategia.

Empieza hoy mismo:

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• Empieza a planificar tu próximo evento con una estrategia pensada para maximizar asistencia e ingresos.

Déjanos ayudarte a crear no solo un evento, sino una experiencia que quede en la memoria de todos. Escríbenos para saber más sobre cómo nuestra estrategia de precios puede transformar tu próximo evento.