Organizar un evento exitoso implica manejar muchísimas variables que pueden afectar desde la venta de entradas hasta el resultado final. Y aunque planifiques todo con detalle y tomes decisiones estratégicas, siempre pueden aparecer imprevistos. Por eso, estar preparado para cualquier cosa es lo mejor que puedes hacer.

En este artículo te contamos cuáles son los desafíos que pueden complicar tu evento y, lo más importante, te compartimos 9 estrategias inteligentes para mantener todo bajo control y lograr que tu evento sea un hit. 

Factores externos

Los factores externos son aquellos elementos que no puedes controlar, pero que pueden tener un impacto enorme en el éxito de tu evento. Entenderlos te permite estar un paso adelante y minimizar riesgos.

Condiciones climáticas

El mal clima puede ser el peor enemigo de cualquier evento al aire libre. Tormentas inesperadas, lluvias intensas o una ola de calor pueden afectar seriamente las ventas y la asistencia.

Una lluvia inesperada puede convertir un festival al aire libre perfectamente organizado en una experiencia incómoda y llena de barro, haciendo que muchos asistentes decidan no ir y bajando por completo la energía del evento.

Para anticiparse, los organizadores de eventos pueden:

• Alquilar carpas grandes o estructuras techadas para dar refugio

• Tener un plan B con pisos drenantes o fáciles de secar

• Ofrecer amenities como ponchos o paraguas.

Además, es clave mantener informados a tus asistentes. Usa canales de comunicación en tiempo real para dar updates sobre el clima o medidas de seguridad. Esto ayuda a manejar expectativas y a mantener la asistencia.

Las notificaciones en tiempo real de la app de 7am son una herramienta clave para esto. Puedes enviar alertas sobre el clima y actualizaciones importantes directamente al celular de cada asistente, asegurándote de que todos estén al tanto y preparados.

Situación económica

En tiempos de crisis económica o recesión, la gente cuida más su dinero y se vuelve más selectiva al momento de gastar en ocio o entretenimiento.

Eso puede significar menos ventas de tickets y afectar la rentabilidad de tu evento.

Para reducir estos riesgos, los organizadores de eventos pueden:

• Ofrecer opciones de pago flexibles, como planes en cuotas o descuentos por preventa (early birds)

• Implementar precios escalonados para adaptarse a distintos presupuestos y aumentar el valor percibido con paquetes que incluyan beneficios como comida o merchandising. Con 7am, puedes sumar fácilmente estos extras a tus tickets y hacerlos mucho más atractivos para el público.

Para más ideas, revisa nuestro artículo sobre Cómo sumar beneficios a tu estrategia de eventos y aumentar las ventas.

• Generar alianzas con negocios locales para conseguir sponsors o apoyo económico que ayude a cubrir gastos y mantener precios accesibles.

Eventos que compiten con el tuyo

Cuando varios eventos similares se superponen en tiempo o lugar, el público objetivo puede dividirse. Y eso significa menos ventas para todos.

Para evitar esto, los organizadores de eventos pueden:

• Empezar la promoción lo antes posible. Cuantos más tickets anticipados (early birds) vendas, más comprometido va a estar tu público con el evento. La preventa no solo genera ingresos, también refuerza el interés

• Ofrecer experiencias o beneficios únicos que hagan que tu evento destaque sobre el resto

• Considerar precios flexibles para atraer a distintos perfiles de asistentes

• Crear campañas de marketing potentes que resalten lo que hace único a tu evento frente a la competencia.

Factores internos

Los factores internos son los que sí puedes controlar. Y manejarlos bien puede marcar una diferencia abismal.

Estrategia de precios

Como explicamos en el artículo Cómo definir el precio perfecto para tus tickets: Claves para organizadores de eventos, definir bien el valor de tus tickets es fundamental para atraer público y asegurar la rentabilidad.

Si el precio es muy alto, puedes espantar a quienes estaban interesados. Si es demasiado bajo, corres el riesgo de no cubrir tus costos. El desafío está en encontrar un equilibrio entre el precio y el valor percibido del evento.

Ofrecer distintos niveles de precios o descuentos por preventa te permite llegar a más gente sin dejar de alcanzar tus objetivos financieros.

Marketing y promoción

Una estrategia de marketing efectiva es clave para atraer asistentes. Si no trabajas bien la comunicación, tu evento puede pasar desapercibido y eso impacta directamente en las ventas. Usar distintos canales como redes sociales, campañas de email o colaboraciones con influencers te puede ayudar a llegar mejor a tu público objetivo.

Pero lo más importante es saber quién es tu público y qué le gusta. Esa información es la base para armar un plan de marketing que conecte de verdad: hablales en su idioma, usa imágenes y referencias que les resulten familiares. Eso puede marcar una diferencia enorme en las ventas.

Además, las campañas de retargeting en Facebook e Instagram pueden potenciar aún más tus esfuerzos. Al volver a impactar a quienes ya mostraron interés en tu evento, aumentas el engagement y las chances de vender. 

Si quieres profundizar en el tema, no te pierdas nuestra guía sobre Cómo usar el retargeting en Facebook e Instagram para vender más tickets.

Elección del venue

Un lugar mal ubicado puede espantar a tus asistentes. Uno demasiado chico limita tus ventas. Y uno enorme puede hacer que todo se vea vacío.

Elegir el venue correcto implica tener en cuenta factores como:

✅ Accesibilidad

✅ Estacionamiento

✅ El ambiente general que transmite el lugar

El lugar que elijas tiene un impacto directo en cómo se vive tu evento.

9 estrategias para mitigar riesgos

Prevenir es tan importante como planear. Con estas estrategias vas a poder enfrentar imprevistos sin perder el control ni afectar el resultado final.

Acá van algunas ideas que te pueden ayudar:

• Políticas de tickets flexibles: Permite que los tickets sean transferibles. Esto motiva a la gente a comprar con anticipación, sabiendo que, si les cambia el plan, pueden transferirlo a otra persona.

• Presupuesto con fondo para imprevistos: Reserva una parte de tu presupuesto exclusivamente para emergencias. Así puedes resolver sin bajar la calidad del evento.

• Marketing diversificado: No pongas todos los huevos en la misma canasta. Combina acciones online y offline para ampliar tu alcance.

• Negociación con proveedores: Acuerda contratos flexibles que incluyan cláusulas de cancelación o reembolsos ante cambios inesperados.

• Monitoreo financiero constante: Revisa los números durante todo el proceso. Haz un seguimiento de los ingresos, egresos y flujo de caja para poder reaccionar a tiempo si algo no cierra.

• Control de gastos: Aplica medidas concretas como pedir varios presupuestos por servicio o fijar topes de gasto para cada área del evento.

• Acuerdos claros con sponsors: Asegúrate de establecer condiciones claras de pago y entregables para garantizar ingresos constantes y beneficios mutuos.

• Revisión financiera post-evento: Haz un análisis profundo al terminar el evento para ver qué funcionó y qué hay que mejorar.

• Plan B ante problemas financieros: Si hay pocas ventas o se cae un sponsor, ten definido qué pasos vas a seguir para no perder todo. Saber cómo reaccionar puede salvar tu evento.

Organizar eventos es un juego de equilibrio entre anticipación, flexibilidad y estrategia. Pero si aprendes a manejar lo inesperado y a optimizar lo que sí puedes controlar, tu evento puede convertirse en un caso de éxito espectacular.

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